Firmenumzug Checkliste: planen, packen, melden

Für einen Büroumzug rechnen Sie ab der Kündigung: Geschäftsräume kündigen Sie mit sechs Monaten Frist auf einen ortsüblichen Termin, sofern der Vertrag nichts anderes vorsieht. Den Umzugstermin und die Offerte legen Sie am besten rund drei Monate vorher fest, damit IT, Belegungsplan und Archiv Zeit haben. Oft sehr kurzfristig – je nach Auslastung organisieren wir einen Umzug sogar innert 24 Stunden. Am einfachsten planen wir, wenn Sie einige Tage oder Wochen vorher anfragen.

Die Reihenfolge richtet sich danach, was Ihr Betrieb bis zuletzt braucht. Selten Genutztes wie Archivschachteln, Lagerware und Reservestühle verladen wir zuerst. Es folgen die Büros, Raum für Raum, so wie es der Belegungsplan vorgibt. Server, Drucker und Telefonanlage kommen als Letztes in den Lieferwagen und stehen am neuen Ort als Erstes, damit dort früh gearbeitet werden kann. Am Ende stehen die Übergabe der alten Räume und die Meldungen an Behörden und Kundschaft.

Mit einer Person, die entscheidet, und einem Zeitplan, den alle kennen. Bestimmen Sie eine Projektleitung mit Stellvertretung, erstellen Sie einen Belegungsplan mit Raum- und Arbeitsplatznummern und hängen Sie die Zeitachse dieser Checkliste aus. Holen Sie die Offerte früh ein und legen Sie fest, wer was packt. Für den Umzugstag reicht eine Ansprechperson vor Ort, die Fragen zum Belegungsplan beantwortet. Den Rest planen wir mit Ihnen.

Vier Punkte bestimmen den Zeitplan: die Kündigungsfrist der Geschäftsräume, die Bestellung von Internet und Telefonie am neuen Ort, das Archiv mit seiner Aufbewahrungspflicht und die Meldung der neuen Adresse. Dazu kommen Halteverbot und Zufahrt an beiden Adressen. Wer diese Punkte auf die Zeitachse legt, vergisst nichts. Eine Übersicht über alle Leistungen für Firmen zeigt die Seite Firmenumzug. Planen Sie den Tag so, dass am ersten Arbeitstag Empfang und Telefon zuerst stehen.

Ja, als PDF ohne Login: Die Umzugs-Checkliste hat fünf Etappen zum Abhaken auf einer Seite A4 und eignet sich als Grundlage für Ihren Firmen-Zeitplan. Dazu gibt es die Inventarliste-Vorlage mit 35 Zeilen für IT-Geräte, Büromöbel und Archiv. Beide finden Sie weiter unten auf dieser Seite und in unseren Checklisten. Eine Excel-Vorlage bieten wir nicht an; die Etappen dieser Seite übernehmen Sie einfach in Ihr eigenes Projektblatt.

Das Handelsregisteramt mit der Domiziländerung, über EasyGov MWST, Ausgleichskasse und Unfallversicherung, dazu die Post mit einem Nachsendeauftrag. Danach Kundschaft, Lieferanten, Banken und Versicherungen. Vergessen Sie Drucksachen, Website, Stempel und Einträge in Verzeichnissen nicht. Zieht jemand aus dem Team privat um, meldet er sich bei der Gemeinde. Unsere Checkliste zur Adressänderung listet die üblichen Stellen auf. Telefonnummern, die gleich bleiben, nennen Sie in der Mitteilung ausdrücklich.

Mit einer kurzen Mitteilung, die vier Dinge nennt: die neue Adresse, das Datum des Umzugs, wie Sie in der Umzugswoche erreichbar sind und ab wann der Betrieb am neuen Ort normal läuft. Verschicken Sie sie rund sechs Wochen vorher per E-Mail und wiederholen Sie den Hinweis kurz vor dem Umzug. In der Umzugswoche helfen Rufumleitung, Abwesenheitsnotiz und ein Hinweis auf der Website.

Ihre Mitarbeitenden packen den eigenen Arbeitsplatz am Vortag, nach einer klaren Liste, was in die Kartons gehört. Archiv und Lager packen wir nach Ihrem Ablagesystem, jede Einheit beschriftet; dafür gibt es ein Packteam ab CHF 130.– pro Stunde. Möbel bauen wir ab und am neuen Ort wieder auf. Kartons und Kleiderboxen liefern wir: Karton mieten CHF 3.50, kaufen CHF 4.50, Lieferung CHF 100.– pauschal.

Eine vollständige Datensicherung vor dem Abbau und der Test, ob sie sich wiederherstellen lässt. Kabel, Netzteile und Zubehör pro Arbeitsplatz in beschrifteten Beuteln. Eine Inventarliste mit Seriennummern. Internet und Telefonie am neuen Standort früh bestellt, Netzwerkdosen und Platz für den Server im Grundriss geplant. Am Umzugstag und am ersten Arbeitstag ist jemand aus Ihrer IT vor Ort. Den Transport offerieren wir auf Anfrage.

Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäfts- und Revisionsbericht zehn Jahre, gerechnet ab Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f OR). Was älter ist und keine andere Frist hat, muss nicht mit. Personendaten, die nicht mehr gebraucht werden, sind laut Datenschutzgesetz zu vernichten oder zu anonymisieren. Sortieren Sie darum vor dem Packen aus. Die Aktenvernichtung übernehmen wir auf Anfrage DSG-konform – so, dass die Unterlagen nie mehr zugänglich sind.

Das übernehmen wir, nach den Fristen der Behörde. In der Stadt Luzern braucht die Parkplatzreservation mindestens vier Werktage, in Zürich verlangt die Stadtpolizei in der Blauen Zone sieben Arbeitstage, in Basel bestellen wir die Schilder bei der Kantonspolizei mindestens acht Tage vorher. Nennen Sie uns den Termin darum früh. Verrechnet wird die Gebühr der Gemeinde oder Behörde. Für einen Umzug zwischen den Jahren gelten in Zürich eigene Fristen; sie stehen auf der Seite Firmenumzug Zürich.

Ein Termin mit der Verwaltung, ein Protokoll über den Zustand und die Abgabe aller Schlüssel, schriftlich bestätigt. Vorher müssen die Räume leer sein: Was nicht mitkommt, räumen wir zu CHF 120 pro m³ inkl. Entsorgungsgebühren, mindestens CHF 250. Die Büroreinigung offerieren wir auf Anfrage. Klären Sie mit der Verwaltung früh, in welchem Zustand die Räume zurückgehen sollen, und zählen Sie die Schlüssel vorher nach.